O que é a Integração API?
A Integração API conecta o WordChats ao seu sistema de agendamento. Com isso, a IA do WhatsApp consegue automaticamente:
O cliente manda mensagem no WhatsApp pedindo para agendar. A IA entende o pedido, consulta os horários livres no seu sistema e realiza o agendamento. Tudo em segundos, 24 horas por dia!
Pré-requisitos
Antes de começar, verifique se você tem tudo pronto:
Entre em contato com nosso suporte para ativar este recurso no seu plano atual.
Passo 1: Obter sua API Key
Acesse o painel do seu sistema de agendamento (o sistema que você usa para gerenciar horários e clientes).
Procure nas configurações por algo como:
- "Integrações" ou "API"
- "Chave de API" ou "Access Token"
- "Configurações do desenvolvedor"
Copie a API Key (uma sequência de letras e números). Ela será usada no próximo passo.
Se não encontrar a API Key, entre em contato com o suporte do seu sistema de agendamento e peça a "chave de acesso da API" ou "Access Token".
Passo 2: Acessar no WordChats
No painel do WordChats, siga este caminho:
Clique no card "Integração API" para abrir a tela de configuração.
Passo 3: Testar a Conexão
Na tela de Integração API:
- Cole a API Key que você copiou no campo indicado
- Clique no botão "Testar Conexão"
- Aguarde o resultado
Se aparecer uma mensagem verde confirmando a conexão, sua API Key está correta. Siga para o próximo passo.
Verifique se a API Key foi copiada corretamente (sem espaços extras). Se o erro persistir, a chave pode estar incorreta ou expirada. Gere uma nova no seu sistema de agendamento.
Passo 4: Conectar
Após o teste bem-sucedido:
- Clique no botão "Conectar"
- Aguarde o status mudar
Sua API está conectada. A IA agora pode acessar seu sistema de agendamento.
Passo 5: Profissional Padrão
Após conectar, aparece a seção "Profissional Padrão":
- No dropdown, selecione o profissional que a IA usará como padrão para os agendamentos
- Clique em "Salvar"
É o profissional que a IA vai usar quando o cliente pedir para agendar. Se você tem apenas um profissional, basta selecioná-lo. Se tem vários, escolha o principal.
Passo 6: Testar com um Cliente!
Agora é hora de testar! Envie uma mensagem para o seu WhatsApp conectado e veja a IA em ação:
09:00 - 10:00
11:00 - 12:00
14:00 - 15:00
16:00 - 17:00
Qual horário você prefere?
Serviço: Corte de Cabelo
Data: Amanhã
Horário: 14:00 - 15:00
Posso ajudar com mais alguma coisa?
Se a conversa funcionar como no exemplo acima, sua integração está configurada corretamente. A IA já está agendando automaticamente para seus clientes!
Como Escrever o Prompt do seu Agente IA
Quando a Integração API está ativa, o sistema adiciona automaticamente orientações técnicas para que a IA saiba usar as ferramentas de agendamento. O seu prompt tem prioridade: se você definir um fluxo próprio de atendimento, a IA vai seguir o que você escreveu. Se você não definir, a IA segue o fluxo padrão do sistema.
Abaixo explicamos o que o sistema já faz por conta própria, o que você pode personalizar e o que precisa configurar.
O que o sistema já faz automaticamente
Você não precisa incluir nenhuma dessas informações no seu prompt. O sistema cuida disso:
Você pode escrever o prompt no formato que preferir. Não existe uma estrutura obrigatória. O sistema se adapta ao seu texto.
O que você deve incluir no prompt
Estas são as informações que dependem do seu negócio e que a IA precisa saber:
Identidade da IA
Nome, tom de comunicação, personalidade. Exemplo: "Você é a Clara, assistente do Studio X. Tom educado e direto."
Sobre o negócio
O que a empresa faz, localização, diferenciais. A IA precisa conhecer o negócio para responder com propriedade.
Serviços e preços
Lista de serviços oferecidos com valores. A IA usa essas informações para orientar o cliente antes de agendar.
Horário de funcionamento
Dias e horários de atendimento. Ajuda a IA a orientar o cliente mesmo antes de consultar a agenda.
Formas de pagamento
Pix, cartão, dinheiro, etc. Informação frequentemente perguntada pelos clientes.
Regras e limites
O que a IA nunca deve fazer, assuntos proibidos, quando transferir para humano.
Personalização avançada do fluxo
Se você não definir etapas no prompt, a IA segue o fluxo padrão: pergunta o serviço, depois a data, depois o horário e seleciona o profissional automaticamente. Isso funciona bem para a maioria dos negócios.
Porém, se o seu negócio precisa de um fluxo diferente, você pode definir suas próprias etapas no prompt. A IA vai seguir o seu fluxo no lugar do padrão.
Exemplos do que você pode personalizar:
Perguntar o profissional
Escreva no prompt: "Pergunte ao cliente com qual profissional ele prefere". A IA vai perguntar e usar o nome ao agendar.
Ordem das etapas
Defina a ordem que fizer sentido para o seu negócio: data primeiro, serviço depois, ou qualquer combinação.
Formato de apresentação
Defina como a IA mostra horários: "Mostre sempre 3 opções", "Use formato numerado", etc. A IA segue seu formato.
Regras de negócio
Pausas no horário, regras de duração, confirmação antes de agendar, plano de contingência. Tudo pode ser definido no prompt.
Se o seu prompt define um fluxo de agendamento com etapas, profissionais, formato de resposta ou qualquer regra específica, a IA segue o seu prompt. As orientações padrão do sistema servem apenas como complemento técnico para o que o prompt não cobrir.
O que o sistema sempre garante (não pode ser alterado)
Independente do que estiver no prompt, estas regras de segurança são sempre mantidas:
Regra importante: Sincronize serviços e preços
A IA tem duas fontes de informação sobre serviços: o texto do seu prompt e os dados da API de agendamento. Se os nomes ou preços forem diferentes, a IA pode dar informações inconsistentes ao cliente.
Veja os cenários:
A IA pode não encontrar o serviço ao tentar agendar porque o nome não corresponde.
A IA pode informar R$ 80 ao cliente, mas o sistema registra R$ 95, causando confusão.
Combos e pacotes promocionais
Se você oferece combos (ex: "Combo Completo: Serviço A + Serviço B por R$ 200"), o combo deve existir como um serviço no seu sistema de agendamento.
A IA agenda um serviço por vez. Se o combo não existir como item no sistema, a IA vai descrever a promoção para o cliente mas não vai conseguir agendar como combo. Cadastre cada combo como um serviço único, com a duração total somada.
Horários de funcionamento
Os horários que você descreve no prompt devem refletir a configuração do seu sistema de agendamento.
Se o prompt diz "Atendemos de terça a sábado, das 9h às 18h", mas o sistema de agendamento tem horários diferentes (ex: segunda a sexta, 8h-20h), o cliente pode ser informado de um horário e encontrar disponibilidade diferente ao agendar.
Checklist antes de ativar
Antes de colocar sua IA para atender com agendamento, verifique:
Sempre que alterar preços ou serviços no sistema de agendamento, lembre-se de atualizar o prompt também. Manter as duas fontes sincronizadas garante um atendimento consistente e profissional.
Perguntas Frequentes
A IA agenda sozinha ou precisa de alguém aprovando?
A IA agenda 100% automaticamente. Ela consulta os horários livres no sistema e cria o agendamento sem nenhuma intervenção. O agendamento aparece no seu sistema normalmente.
E se o cliente quiser cancelar um agendamento?
A IA também cancela! Basta o cliente dizer "quero cancelar meu agendamento" e a IA localiza e cancela automaticamente.
Posso trocar a API Key depois?
Sim! Basta desconectar a API atual, colar a nova chave, testar e conectar novamente. O processo é o mesmo.
A IA funciona fora do horário comercial?
Sim! A IA funciona 24 horas por dia, 7 dias por semana. Se o cliente mandar mensagem de madrugada querendo agendar, a IA responde e agenda normalmente.
E se o horário pedido não estiver disponível?
A IA automaticamente sugere outros horários disponíveis para o cliente escolher. Ela nunca vai agendar em um horário ocupado.
O cliente precisa estar cadastrado no meu sistema?
Não necessariamente. Se o cliente não for encontrado pelo número de telefone, a IA pode cadastrá-lo automaticamente no seu sistema antes de criar o agendamento.
A integração funciona com qualquer sistema de agendamento?
A integração funciona com sistemas que disponibilizam uma API REST com autenticação por token. Entre em contato com nosso suporte para verificar a compatibilidade com o seu sistema.
Preciso escrever no prompt como a IA deve agendar?
Não é obrigatório. Se você não definir etapas, a IA usa o fluxo padrão (serviço, data, horário) e funciona perfeitamente. Mas se o seu negócio precisa de um fluxo específico (perguntar profissional, mostrar opções de um jeito, confirmar antes), você pode definir tudo no prompt e a IA vai seguir.
Os nomes dos serviços no prompt precisam ser iguais aos do sistema de agendamento?
Sim, idealmente. A IA busca o serviço pelo nome quando vai agendar. Se o nome no prompt for "Delicadinho" mas no sistema de agendamento for "Extensão Clássica", a IA pode não encontrar a correspondência. Mantenha os nomes consistentes entre as duas fontes.
A IA escolhe o profissional automaticamente?
Por padrão, sim. O sistema seleciona automaticamente o profissional que tem disponibilidade no horário escolhido. Porém, se você quiser que a IA pergunte ao cliente qual profissional ele prefere, basta incluir essa instrução no prompt (ex: "Pergunte ao cliente com qual profissional ele quer agendar"). A IA vai seguir o seu prompt.
Posso definir meu próprio fluxo de agendamento no prompt?
Sim! Se o seu prompt definir etapas próprias (ex: Etapa 1 - Serviço, Etapa 2 - Profissional, Etapa 3 - Data), a IA segue o seu fluxo. Você pode personalizar a ordem das perguntas, o formato de apresentação dos horários, regras de confirmação e qualquer outro detalhe. O sistema garante apenas a parte técnica (datas válidas, horários livres, etc.).
Precisa de ajuda?
Nossa equipe está pronta para ajudar você a configurar a integração. Entre em contato pelo WhatsApp e resolveremos juntos!