Visão geral
Quando você alimenta a base de conhecimento do agente de IA do WordChats com documentos internos (PDFs, textos, planilhas, manuais, tabelas de preço), duas coisas acontecem com esses dados: parte deles transita pela API da OpenAI para que a IA consiga interpretar o conteúdo, e tudo fica armazenado no nosso banco de dados, hospedado em servidor cloud do provedor Hostinger.
Esta página existe para que você entenda exatamente esses dois fluxos, saiba o que conseguimos garantir contratualmente e o que está fora do nosso controle direto. Transparência é regra: o que não conseguimos proteger por contrato, deixamos claro aqui.
Para clientes, diretores jurídicos, encarregados de dados (DPO) e qualquer pessoa que precise avaliar a conformidade do WordChats antes de alimentar a IA com documentos sensíveis ou dados pessoais.
Como os documentos são processados pela OpenAI
A inteligência por trás dos agentes do WordChats é a API da OpenAI, a mesma tecnologia que dá vida ao ChatGPT. Quando você sobe um documento na base de conhecimento, ele passa pela OpenAI em dois momentos:
Indexação inicial
No momento em que o arquivo é salvo, o texto é enviado para a API da OpenAI e transformado em vetores numéricos (embeddings). Esses vetores são uma representação matemática do conteúdo, que permite à IA encontrar rapidamente o trecho certo quando alguém faz uma pergunta.
Geração de resposta em cada conversa
Quando um cliente faz uma pergunta no WhatsApp ou Instagram, o sistema seleciona os trechos mais relevantes do documento e os envia, junto com a pergunta, para a API da OpenAI formular a resposta. O documento inteiro não vai em toda mensagem — só o pedaço necessário para responder.
O que a OpenAI faz com esses dados
Dados enviados via API não são utilizados para treinar os modelos da OpenAI. Ou seja, o conteúdo dos seus documentos não vira "conhecimento público" da IA. Esta é uma política contratual oficial da OpenAI, disponível em openai.com/policies/api-data-usage-policies.
Embora a OpenAI não use o conteúdo para treinamento, o dado passa pelos servidores dela durante o processamento. Não conseguimos prometer que a informação fica 100% restrita à infraestrutura do WordChats, porque a IA é um serviço externo. Qualquer fornecedor de IA generativa no mercado opera dessa forma hoje. Quando contrata o WordChats, o cliente está ciente de que a OpenAI atua como suboperador dos dados.
Onde os dados ficam armazenados
Tudo que o agente processa (documentos da base de conhecimento, histórico de conversas, dados de leads, configurações) fica armazenado no banco de dados PostgreSQL do WordChats, hospedado em servidor cloud do provedor Hostinger.
É no armazenamento em repouso que conseguimos aplicar garantias contratuais e técnicas robustas de confidencialidade, isolamento e controle. É também o que permite atender pedidos de exclusão, portabilidade e auditoria previstos na LGPD.
Conformidade com a LGPD
Se os documentos enviados à IA contiverem dados pessoais (de clientes finais, colaboradores, fornecedores ou qualquer pessoa identificável), a relação se enquadra na Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018) da seguinte forma:
Direitos do titular dos dados
Como Controlador, o cliente deve garantir aos titulares dos dados pessoais tratados pela IA os direitos previstos na LGPD, incluindo:
- Confirmação da existência de tratamento
- Acesso aos dados
- Correção de dados incompletos ou desatualizados
- Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade
- Portabilidade a outro fornecedor
- Eliminação dos dados tratados com base no consentimento
- Revogação do consentimento
Quando o cliente recebe uma solicitação de um titular dos dados, basta acionar nosso suporte. Cumprimos os pedidos de exclusão, exportação e correção dentro dos prazos legais.
Compromissos formalizados na Política de Privacidade
Todos os compromissos descritos nesta página estão formalizados na nossa Política de Privacidade e nos Termos de Uso. Ao criar conta e utilizar a plataforma, o cliente concorda integralmente com esses documentos — sem necessidade de assinatura de instrumento contratual à parte.
Esses documentos garantem, entre outros pontos:
Ao criar conta no WordChats e alimentar o agente de IA com qualquer documento ou informação, o cliente declara estar ciente e de acordo com a forma de tratamento descrita nesta página e nos documentos legais. Não é necessário assinar contrato adicional — o vínculo se forma pelo uso, como em qualquer SaaS.
A Política de Privacidade é redigida em linguagem clara, com seções objetivas. Se uma garantia depende da OpenAI ou da Hostinger, isso é dito de forma explícita — não escondemos limites técnicos sob promessas genéricas.
Boas práticas ao alimentar a IA
Antes de subir um documento na base de conhecimento, vale a pena adotar boas práticas que reduzem riscos sem comprometer a qualidade do atendimento:
- Inclua só o que a IA precisa para responder. Tabelas de preço, perguntas frequentes, manuais de procedimento, políticas de venda — sim. CPFs de clientes finais, senhas, dados bancários — não.
- Anonimize ou pseudoanonimize dados pessoais. Onde possível, substitua nomes reais por exemplos genéricos antes de subir.
- Mantenha o controle de quem tem acesso ao painel. Use perfis de usuário e senhas individuais. Revogue acessos de ex-colaboradores.
- Revise a base periodicamente. Documentos desatualizados podem fazer a IA dar informações erradas. Aproveite a revisão para remover o que não é mais necessário.
- Comunique aos titulares dos dados. Se a IA vai atender clientes finais, garanta que sua política de privacidade menciona o uso de IA no atendimento.
Perguntas Frequentes
A OpenAI usa os meus documentos para treinar o ChatGPT?
Não. Desde março de 2023, a OpenAI mantém política oficial de não utilizar dados enviados via API para treinamento dos seus modelos. Isso vale para todo o conteúdo que passa pelo WordChats. O ChatGPT é um produto separado, com política diferente.
Onde fica o servidor onde meus dados estão armazenados?
O banco de dados do WordChats é hospedado em servidor cloud do provedor Hostinger. A infraestrutura é gerenciada e segue padrões internacionais de segurança e disponibilidade.
Meus dados ficam em servidores fora do Brasil?
O processamento via OpenAI ocorre em infraestrutura internacional (a OpenAI opera principalmente nos Estados Unidos). Esse é um detalhe importante: a LGPD permite transferência internacional de dados desde que haja salvaguardas contratuais adequadas — e a política da OpenAI atende esse requisito. Documentamos isso no contrato de tratamento de dados.
Posso pedir a exclusão dos meus dados a qualquer momento?
Sim. Ao encerrar o contrato, ou mediante solicitação a qualquer momento, todos os dados do cliente são excluídos do nosso banco de dados dentro do prazo definido em contrato. Você também pode solicitar a exclusão de documentos ou conversas específicas a qualquer instante, sem precisar encerrar o serviço.
O WordChats assina termo de confidencialidade (NDA)?
A Política de Privacidade e os Termos de Uso do WordChats já cumprem a função de um termo de confidencialidade e tratamento de dados: incluem as obrigações de sigilo, a declaração dos subcontratados (OpenAI e Hostinger), o isolamento multi-tenant, as garantias da LGPD e os procedimentos de exclusão. Ao criar conta e utilizar a plataforma, o cliente concorda integralmente com esses documentos, sem necessidade de assinatura de instrumento contratual à parte.
O que acontece se houver um incidente de segurança?
Em caso de incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, o WordChats notifica o cliente dentro do menor prazo possível, conforme prevê o art. 48 da LGPD. A notificação inclui descrição do incidente, dados afetados, medidas tomadas e recomendações para mitigação.
Posso auditar a forma como os dados são tratados?
Sim. O contrato de tratamento de dados garante ao cliente o direito de auditar a infraestrutura e os processos do WordChats no que se refere à proteção de dados, mediante notificação prévia e em horário comercial.
O que o WordChats faz quando recebe uma ordem judicial sobre dados?
Cumprimos rigorosamente as obrigações legais previstas no Marco Civil da Internet e na LGPD. Quando legalmente possível, o cliente é notificado antes do cumprimento da ordem para que possa exercer suas próprias medidas judiciais. Não fornecemos dados a terceiros sem ordem competente.
Quer entender melhor como tratamos seus dados?
A nossa Política de Privacidade e os Termos de Uso formalizam todos os pontos descritos nesta página. Vale a leitura antes de alimentar a IA com documentos internos.